2023年度某公司行政部运作管理制度(DOC,20页)

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某公司行政部运作管理制度(DOC 20 页) 莞 东莞 XXXXX 有限公司 行政部 部 部 部 门 门 营 营 运 运 规 规 程 程 制 定: : 日期 : 审 核: : 日期 : 批 准: : 日期 : 版 次 修订简要 生效日期 目 录 一、行政部组织架构与职能…………………………….……1-5 页 行政部组织架构………………………………………………………………..1 行政部组织职能的权力………………………………………………………..1 行政部主管职责………………………………………………………………..2 前台岗位职责…………………………………………………………………..2 人事岗位职责…………………………………………………………………..3 总务/后勤岗位职责…………………………………………………………….3 保安岗位职岗…………………………………………………………………..4 业务推广岗位职责……………………………………………………………..4 7S 及安全岗位职责…………………………………………………………….5 二、规定、制度、要求……………………………………...5-17 页 前台工作……………………………………………………………………….5-6 人事工作…………………………………………………………………..….6-10 总务/后勤工作………………………………………………………………….11 保安工作……………………………………………………………………12-13 业务推广工作………………………………………………………………14-17 7S 及安全工作…………………………………………………………………17 三、 附件 附件一《人员招聘与录用作业指导书》 附件二《人事资料管理工作指引》 附件三《清洁日工作记录表》 附件四《清洁日常工作指引》 附件五《厂报实施方案》 附件六《7S 活动管理规范》 附件七《安全管理制度》 文件名称 行政部 部门营运规程文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 1/17 行政部组织架构与职能 一 、 组织架构及职能描述 1、行政部组织架构：

　　 2、行政部组织职能的权力：

　　 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 职责 1 根据公司总体战略规划，执行各项决议并对公司经营计划有建议权 职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门或者员工处罚的建议权 职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权 职责 5 依照制度，对公司行政资源（如：办公设备等）合理调动与安排的权力 职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权 职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力 总经理 行政主管 前 台 总务/后勤 保 安 业务推广 7S 及安全 人 事 清洁 宿舍 饭堂 产品推广 文化宣传 页 次 2/17 3、行政部主管职责：

　　 4、前台岗位职责 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 3/17 职责 1 职责 3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的通常性问题，提供常规的非保密信息 职责 4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 职责 5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并储存，配合有关部门文件的打印、复印、文字处理等，做好外来信件与报纸的分发整理 职责 6 职责 7 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 职责 8 保护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常保护与保养 对工作中出现的各类问题及时汇报，提出工作改进意见 职责 2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或者协助保安处理 完成上级交办的其他或者临时工作 职责 1 制定并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理有关关规章制度文件 职责 3 根据公司阶段性目标与年度计划，制定所属部门的年度目标、计划与措施 职责 4 组织行政部自查与职能检查工作，及时发现问题、解决问题 职责 5 负责企业各系统思想、文化建设与宣传，筹划增强员工凝聚力的宣传与教育 职责 6 配合总特助对外联系、公关及法律事宜的组织、安排与实施（如：政府、村委等） 职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况 职责 8 负责考核行政部各小组工作情况并向总经理汇报与建议有关情况 职责 9 贯彻落实本部岗位责任制与工作标准，加强与有关部门协作配合 职责 2 拟定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案 职责 10 负责公司突发事件的处理及总经理临时交办的其它工作 5、人事岗位职责 6、总务/后勤岗位职责 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 4/17 职责 1 职责 3 负责公司清洁日常的人与事管理 职责 4 负责公司员工宿舍的日常管理，设施调配，住宿安排等工作 职责 5 负责公司通常基建，日常维修，厂务建设的跟进与处理 职责 6 公司办公设备、后勤设备的调配、保护与资产管理 完成上级交办的其他或者临时工作 职责 2 负责公司饭堂日常的人、事管理及物资申请、查核 职责 1 职责 3 负责人员社会保险办理，工伤事故处理等有关工作 职责 4 负责行政人事的通知、通告及通常文件的拟定、公布 职责 5 制定并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度员工绩效考评 职责 6 职责 7 负责员工工资的统计核算，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作 职责 8 公司文具、福利用品申请及管理 配合管理者代表工作，负责公司文控文件的修改、更新、发行、作废管控，公司受控印章管理 职责 2 负责人员招聘、选拔、录用、辞退及有关手续办理、培训安排、员工合同及档案完成上级交办的其他或者临时工作 7、保安岗位职责 8、业务推广岗位职责 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 5/17 职责 1 职责 3 负责公司产品图片的拍摄、收集、整理、处理 职责 4 负责公司产品画册的日常发放、管理与版本更新 职责 5 负责行业信息、招标信息、公开项目、政策与新闻等信息的收集 职责 6 负责展会的计划、筹备、安排、效果评估与调查、参展信息搜集等 负责公司的网站建设、内容更新、日常保护 职责 2 负责公司产品的市场业务推广工作 职责 7 负责公司计算机与办公设备（电话、打印机、传真、软硬件）的日常管理与保护 职责 8 负责产品广告的计划与实施（如：杂志、网站、行业协会等媒体） 职责 1 职责 3 负责公司日常物资、工具、设备、车辆、人员的进出厂检查、登记工作 职责 4 尊守国家法律法规，坚守原则的执行公司各项规章制度与要求 职责 5 以身作则而不失灵活的处理好门禁管理中发现的任何问题，及时上报，绝不隐情 职责 6 贯彻落实安全保卫工作与消防安全工作 做好保安队伍建设与日常训练 职责 2 全面负责公司财产的安全保卫工作 职责 7 做好公司来访人员进出登记及接待与引见工作 职责 9 负责公司企业文化宣传工作（宣传栏、厂报等平台） 职责 10 负责公司专利、商标事务、科技业务的申报与跟进 职责 8 完成上级交办的其他或者临时工作 职责 11 完成上级交办的其他或者临时工作 9、7S 及安全岗位职责 规定、 制度、 要求及指引 一、前台工作 1. 日常要求 1.1 热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；

　　 1.2 公司高层领导或者其他重要客人通过前台，应起立，热情、主动致意；

　　1.3 熟悉公司组织结构、经营理念、要紧业务内容及其内部电话联系情况；

　　1.4 保持前台工作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不大声喧哗；

　　1.5 着装得体，精神面貌朗爽，训练有素；

　　 1.6 谢绝一切推销。

　　 2 2. . 具体工作内容 2.1 前台接待来访 有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台迎候；公司副总级以上的客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如有关人员暂时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。

　　制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 6/17 职责 1 职责 3 负责整厂消防安全的检查及其管理工作 职责 4 负责 7S 与安全设施、设备的管理与保护 职责 5 负责 7S 与安全工作的教育培训与宣传工作 职责 6 负责执行 7S 与安全工作的奖罚提报与申请 负责 7S 与安全的制度建设与完善 职责 2 负责整厂 7S 的计划制定、日常检查、成绩评比等工作 职责 7 完成上级交办的其它情况 2.2 接听电话 接听电话要口齿清晰、语气与蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询或者业务问题，尽可能转接有关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。

　　在接听找公司高层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电公司名称、人员姓名、职务等，如无法分辩则转秘书或者文员处，说向其说明情况。

　　 2.3 国内、市内快递的统一收、发工作 发件：公司员工在前台领取并填写国内或者市内快递单后，把要寄的文件资料、物品交至前台（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其他特别要求，由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页，留前台存底已便查询与结算。

　　 收件：前台收件后须进行归类、登记并及时发放，收件人领取时须在登记表上签字。

　　 2.4 接待用品的申请 工作人员须不定时检查备存接待用品情况（如：饮用水、纸巾等），发现不足时应立即申请与跟催到位（特别是接到接待通知后，应将接待工作准备到位）。

　　2.5 灵活机动的处理前台各项临时事务及其他行政工作。

　　3 3. . 基本 要求与 技能 3.1 普通话标准、流利，能说、听广东话；

　　3.2 形象气质佳，为人热情大方，性格开朗；

　　3.3 办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心；

　　3.4 通过公司礼仪及有关培训 二、人事工作 1 1. . 日常要求 1.1 办事灵活、效率高，热情、细心、工作能动性强；

　　1.2 熟悉公司组织结构、经营理念及其国家、地方有关法律法规；

　　1.3 工作业务素养好，领会能力与机动能力强，能快速同意新事物；

　　1.4 心理素养好，能承受工作压力；

　　 2 2. . 具体工作内容 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 7/17 2.1 人员招聘 根据公司进展规划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如：人才网、现场、社会广告、内部员工介绍、内部提升等等），及时填补岗位，满足部门需要。

　　有关工作指引参考附件一《 人员招聘与录用作业指导书》 2.2 工伤及社保办理 1 2.2.1 社会保险缴费工资申报程序 参保单位在每年 5 月至 6 月，根据本单位职工上年度月平均工资收入，向经办的社保部门申报下一年度的缴费工资，缴费工资经社保部门核定后原则上一年不变。缴费工资申报的方式有如下几种：

　　（一）磁盘报送：申报单位自备 U 盘或者 3.5 磁盘到社保部门下载以单位编号命名的《**年度缴费工资申报表》；单位填写《**年度缴费工资申报表》后，用 A4 纸打印出申报表（一式两份，需盖单位公章），与磁盘一并交回至社保部门。

　　（二）网上申报：已申请网上申报服务的参保单位通过网上申报系统申报缴费工资。（具体操作请上.dgsi.dg.gov.查询。） （三）纸质申报：填报社保部门打印的《**年度缴费工资申报表》（一式两份，需盖单位公章）。

　　2 2.2.2 退保程序 参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。

　　 单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”），并缴清了社保费。（如当月停保的，务必缴清当月费用才能够办理退保手续） 参保人本人携带下列资料到最后参保地的社保机构办理：

　　 （1）《养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表》（盖单位公章）；

　　 （2）本人身份证原件及复印件一张。

　　 （委托他人办理的，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张与公证机关出具的《委托书》原件） 社保机构核发《养老失业保险待遇领款单》。

　　 参保人凭本人身份证与《养老失业保险待遇领款单》在办理当天内到指定银行领款。

　　 退保不需要社保卡。

　　 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 8/17 3 2.2.3 职员工参保/ / 退保手续办理流程 ◇ 参保流程：

　　 制定/日期 审核/日期 批准/日期 文件名称 行政部 部门营运规程 文件编号 FZ/WI-ADM-006 版本/版次 A/0 页 次 9/17 进入单位网上申报系统 进入东莞社保网 进入综合申报系统 输入公司密码与指令 进入新增参保人员 输入新增人员资料 进入草稿箱待审核记录 提交 两次确认 ◇ 单位退保流程: : 说明...

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