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大学图书馆编目工作量化管理及其他的利与弊

发布时间:2022-04-01 10:50:14 | 浏览次数:

摘要:编目工作是图书馆工作的重要组成部分,为了提高图书数据的质量各个图书馆对编目工作要求是很高的,量化管理提高了编目质量、员工的积极性和编目工作效率,虽然也有一些弊端但是总的来说是大学图书馆编目工作最科学的管理方法。

关键词:大学图书馆;编目;量化管理

中图分类号:G647 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2015)52-0023-02

图书馆编目部是业务工作最繁重的部门,它的工作流程是从资源建设部门接收拆好包的需要编目的所有文献(包括图书的接收和数据的接收)—整理图书—图书标引与著录—打印与粘贴书标—分典各个阅览室—送流通,等等。以新疆大学图书馆编目部为例,每一个步骤都有它的特点和规则,所以说编目是图书馆工作的关键部分,科学的工作流程和管理制度是提高编目工作质量的关键之处。量化管理就是对编目工作科学化、规范化的重要手段。

图书编目是图书馆的基础工作之一,编目的任务是对文献资源进行整序,向读者揭示文献的信息,提供检索途径。各个高校图书数量的增加,给图书的编目工作带来了巨大的挑战,也对图书馆的编目工作数量提出了新的要求,目前很多高校图书馆对图书编目工作实行量化管理。量化管理来自于工厂企业生产中的组织依据和管理方法。这个方法在图书行业中的实行是20世纪80年代初开始的,它就是用科学的方法制定个人或团体在一定时间内完成的工作量,并在此基础上对工作的数量和质量加以控制,以达到提高图书馆工作效率的目的。

一、实行编目工作量化管理的方法

1.制定符合本馆特点的工作细则。新疆大学是多种民族、多种语言共存的综合性大学,它的任务是培养“综合型”人才,有自己的办学特色和重点学科,因而其图书馆的藏书内容就具有相应的专业特色和学术价值。依据《中国图书分类法》、《中国文献编目规则》以及《中国机读目录格式》的标准,根据本馆藏书特色以及交叉学科和新兴学科的特点,制定符合本馆特点的编目工作细则,就能使编目人员有据可依,使读者在进行文献检索时有规律可循。

2.制定工作量要符合实际情况。量化管理的关键就是设立一个合理的工作目标,假如目标太高工作人员会感到有压力、疲倦,打击编目人员的积极性,如果过低会造成图书积压,给读者提供不了最及时的知识,这样也会给工作者的积极性带来负面影响。每个图书馆应根据自己的实际情况来制定工作量,比如:我们新疆大学图书馆采购的图书有中文、维吾尔文、哈萨克文、柯尔克孜文、英文、俄文,还有一些古代维吾尔文的资料,在这种情况下要看工作人员的实际情况来制定适合的量,不要全部种类按一个制度来定。

3.不同的图书定不同的量。定工作量时要参照质量、数量、时间三个要素,科学的规定工作量。现在图书馆基本上普及了计算机,可以直接用计算机互联网找出每个数的数据套上去,这就大大减少了编目工作者的工作时间,但是有些图书还是要靠编目人员自己做数据,比如新疆大学图书馆采购的图书种类和语种较多(上面提过),这些图书在CALIS或者别的数据库里根本找不到,不仅是这些民文书,还有很多中文书尤其是新疆疆内出版社出的本土作者的书,网上没有任何数据,这只能靠编目人员一个一个输入,这个工作量比套录的工作量要大得多,所以定工作量的时候一定要考虑这事因素。同时,还要考虑复本量,如果复本量多,跟着需要的后期加工工作也会多,这也是定工作量时需要考虑的问题之一,不可以用一个套录定所有的工作。

4.以最科学的方法来制定量。量化指标应该是简单、易行的,让大家都接受这样的量化过程,最重要的是在保证每天的数量的同时,也要保证质量。不要只追求数量,要尽快完成一天的工作量,也要考虑每套数据的准确性。不管是CALIS下载的数据还是源编数据都要认真把握质量关,差错率应小于3%。制定一个岗位数量和质量奖,按月考核,作为年终考核的一个标准。

二、量化的必要性

量化管理打破了“大锅饭”、多干少干都一样的制度,充分体现了“多劳多得”、“奖勤罚懒”、“公平竞争”等原则,给图书馆的管理带来了新鲜血液,充满了活力的因素。它的表现有以下几个方面。

1.提高工作效率。量化管理要求每个工作人员在特定时间内完成特定数量的工作,所以每一个环节都会按照定下来的计划按时完成,图书馆总的工作也会落实到每个馆员的身上,每个人的责任感得到了大大提高,工作效率更加明显。

2.提高工作人员的积极性。量化管理的实行可以提高每一个工作者的积极性,让他们在特定时间内能够提前完成自己的工作,剩余的时间可以自由安排,并给予意境的约束感和强迫力。

3.公平、公正的实行年终考核。量化管理对工作人员工作情况的考核从过去的凭领导印象、群众人缘,模糊的、带有主观因素的考核指标过渡到明确的量化的指标上来,带有很强的说服力,有利于考核的公正性和统一性,是员工工作表现和工作成绩全面的、科学的、具有很强操作性的考核标准。

三、编目定额管理需注意的问题

1.制定科学合理的工作量。编目数据各异,编目语种的不同,编目人员的经验、能力及工作效率上的差异,都是影响制订量化指标的重要因素。另外,量化指标不能按满负荷工作状态为指标制订,而且编目人员不可能满载工作。首先,编目人员需要保护眼睛、脊椎,不能长时间坐对电脑,适当的运动和休息不仅能使编目人员保持身体健康,也能使编目人员更加高效、高质地进行工作。

2.提高编目人员的素质。编目人员的素质不仅指业务素质,更包括思想素质和职业道德。编目工作不是简单的机械劳动,而是一项复杂的脑力与体力并用、多工序并存的综合性工作,编目人员必须具备良好的职业道德和较高的专业素养。由于出版物数量剧增,文献的内容形式千差万别,如果编目员责任心不强,片面追求定额数量,不仔细推敲而草率处理,就会影响编目的质量。所以,编目人员应重视知识更新和补充,全面掌握业务知识。

四、影响编目质量的因素

1.书商提供的数据不规范。目前,许多书商都会向图书馆提供购书附送数据的服务。在给编目人员工作带来方便的同时,数据质量也存在着诸多问题。数据著录不规范、不统一,影响了编目数据揭示文献特征的准确性;题名、著者、出版社、主题词、分类号、价格等著录错误,如果没有及时发现改正的话,就会大大影响编目数据质量,进而使文献利用率大大降低。

2.编目人员自身因素的影响。人为因素是影响编目数据质量的另一重要因素,编目人员的一时疏忽,导致出现题名、著者、出版社等的录入错误;编目人员责任心不强,一味追求工作进度,过于信赖套录数据,不经认真思考与核查就照搬照用,检查不出也认识不到其中著录的错误;对本馆编目细则不熟悉,没有将同一种书及其不同版本、不同卷次,被传人相同、著者不同的传记图书,教材与其配套的习题、指导书,以年为单位出版的图书等集中在一起,这些都必将直接牵涉到分类标引质量,从而影响整个书目数据的质量。

五、量化的弊端

1.盲目的追求数量。因为定制了每天的工作量,而且绩效按工作量计算,这样很容易导致工作人员为了达到日工作量不细心做数据,下载下来的数据也不会检查过目就直接套下来保存的现象。

2.难以定下标准。图书馆制定工作量的标准难以科学、合理的去定标准,因为编每一种图书都会遇到不同的问题,有些是可以从calis或者其他的数据库里下载的,有些是自己原编的,有些数据套下来以后还需要改变,每个编目人员每天遇到不同的问题,如果按照原先定下来的标准去做,有时很难完成工作量。所以要怎么定、定多少、特殊问题怎么处理等方面没有很好的科学依据。

3.难以管理。因为标准不合理,所以管理也不够标准,图书编目工作是一个复杂和简单、脑力和体力相结合的,对图书进行科学的加工,把简单的图书变成藏书的过程。把这个过程用简单的数字作为唯一的衡量标准是不科学的。编目人员在每一种图书上遇到的情况,他们的操作不是简单的机械操作,所以一味的去按某个标准去管理很难实行科学管理。

4.合作精神削弱,大家都各干各的。量化管理是要求工作人员必须完成的量化指标,在一定程度上会造成各人“埋头苦干”、“两耳不闻身外事”的局面,这在很大程度上会削弱本部门的“团体合作精神”。因此,要注意加强工作人员的政治思想觉悟,加强集体主义精神的培养,要从政治的角度让工作人员认识到:一个既有分工又有协作的集体才是团结向上、充满活力的集体,每个工作人员都应该为自己是这样一个集体的成员而感到骄傲。

总的来说,编目量化管理是适用于现阶段我国图书馆编目部门工作的一种行之有效的科学管理方法。我们应该认识它的优越性,努力改善它的弊端,在充分准备的基础上科学、合理地制定指标,明确书目数据质量标准,严把质量关,最终达到预期效果。

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