浅谈人事档案管理的发展趋势

摘要：高校人事档案是组织人事部门考察、选拔干部，学校领导了解学校师资队伍、教师学历结构的重要依据。加强人事档案管理的建设，对促进学校快速、健康发展有着积极的作用。

关键词：人事档案；信息化；数据挖掘

高校人事档案工作在高校档案管理工作中是一个重要的部分，也是高校日常工作的重要组成部分。收集好、整理好高校人事档案，对高校充分利用人事档案的作用和价值起着关键的作用，国家十二五规划提出人力资源是经济社会发展中最重要的资源。当代中国正处在全面建设小康社会的关键时期和深化改革开放时期，加快转变经济发展方式的攻坚时期。挖掘好人事档案的内在价值，对发现人才，培养人才，用好人才提供了科学的依据；对提高校综合竞争力，促进高等学校快速发展起着极积的作用。

一、高校人事档案改革的需求

随着社会的快速发展，人们的生活节奏越来越快，工作效率越来越高，各个行业都在探索新的工作方法，新技术运用于实际工作，以提高工作效率，适应当今社会对岗位的要求。特别是信息技术出现以后，以计算机和网络为主要代表的新技术，改变了传统的工作方式，同时也在改变着我们的生活，刺激着各行各业提高劳动生产力，提高工作效率，促进所在行业的快速发展，以适应新时代。人事档案管理，涉及材料收集、鉴定、整理、立卷、利用、转递、保管等一系列环节。每一步都要求工作耐心、仔细。当前，诸多人事档案管理部门基本上都处在手工操纵管理阶段。很多单位在人事档案工作中，入档材料还是靠手工填写和加装。这样不仅劳动强度大，头绪多，而且效率低下，容易出错。特别是在人事档案的利用上，靠手工方式方法，首先要从人事档案室办理借阅手续，调出档案，然后才能进行查阅，找出相关信息等，再进行分析，得到分析结果。如果需要查阅人事档案的数量多，就很难在短时间完成任务。而现在的工作任务往往都是要求在短期时间内完成。作为人事档案管理工作者应在总结以往的工作经验的基础上，探索人事档案管理工作的新思路、新方法，以适应当前社会快速发展对人事档案管理工作提出的要求；促进人事档案工作管理达到现代化要求，促进高校又好又快的发展。

二、高校人事档案改革的可行性

（一）人事档案的性质决定档案信息化建设的可行性

经济社会的快速发展，为各种新技术的出现和新产品的发明创造了良好的条件，也为技术的普及和快速投入使用提供了资金支持，新技术、新发明给我们生活质量带来的提高。市场的需求同时也反向刺激科研技术人员不断的创新，创新出更多的新技术来满足社会的需求。 信息技术的发展，使人类社会从电子时代跨入信息时代。微型计算机、网络技术和存贮技术的快速发展，快速普及，使这些硬件的成本大大降低，个人、家庭和小型单位都可以很容易得到和使用，从而方便人们的生活，提高劳动了生产力和工作效率。

高校人事档案管理涉及材料收集、鉴定、整理、立卷、利用、转递、保管等众多环节，事务性繁琐，劳动强度大。分析档案管理中的各个环节，其实都是信息的处理，都可以依靠计算机完成。如材料的收集，因为人事档案有很多共性的东西，有固定的格式，而计算机的数字信息可以方便共享和复制。制定一个要求，组织多人分工协作。信息的采集可以通过网络传递等方式方法。减少人工重复性劳动，把机械性工作交给计算机、打印机等设备完成，既提高了档案管理人员的工作效率，又降低了劳动强度，还可避免人为出错。

（二）校园网的普及为档案信息化建设提供了硬件基础

高等学校作为科学技术传承与创新的重要场所，同时也是引领科学技术运用利用的积极场所，既引领着科学技术的发展潮流，又引领着科学技术使用的潮流。随着计算机和网络技术的发展，高校应积极开展校园网的建设，为教学、科研和学术交流服务。特别是在1999年高等学校扩大招生规模之后，高校教师学生人均教学资源越来越少，为了满足教学需要，各大高校教相继建成了校园网，为教学、科研等服务。这些现有的资源为档案信息化的发展奠定了坚实的硬件基础。

（三）数据库管理软件可提高档案信息化管理水平

人事档案信息化管理最核心的部分是人事档案管理信息系统设计。现在常用的数据库有：SQL Server 2000、My SQL、Oracle(甲骨文)、Sybase 、DB，除此之外，还有微软的 Access数据库、FoxPro数据库等。使用什么数据库应看实际工作中的具体需求，在选择上，既要考虑到满足使用要求，又要考虑到经费的投入。如果选择大型数据库软件，首先是软件本身的价格就很高；其次，对运行的硬件要求也很高，硬件的投入经费也就会增加；最后，系统建立完工后，后期的运行维护要求也很高，也会相应增加管理经费。Oracle数据库主要是用于大型数据库，数据量可达到1000万以上，它运行的硬件需要小型机，软件本身的价格，配套的硬件的价格，以及运行维护的经费都很高。SQL Server 2000数据库主要适用于中型数据库，数据量在100万以内，服务器硬件即可满足运行要求，许多配套的软件是完全免费的，后期维护成本也低些。FoxPro数据库主要用于小型数据库，数据量在10万以内，在普遍微型计算机上就可以运行，操纵容易，费用低廉。高校档案馆在选择数据库时，应该从两个方面考虑：一是学校规模，即在校师生的人数，估算数据量的大小；二是学校的类型，是综合大学还是专科性学校、教学科研型大学还是教学型大学等方面综合分析、考虑。如档案馆可选择SQL Server 2000数据库软件，而人事档案信息使用FoxPro数据库即可。

（四）大型存贮器的出现解决存贮空间问题

随着高校的扩大招生，教学科研活动的增加，为了满足教学需要，近几年，高校都加大了人才引进的力度，很多高校每年少则招聘教师几十人，多则招聘教师上百人，以适应高等学校快速发展的需要。教师、学生和教学科研活动的增加，产生了大批量需求保存的档案。学校的教学用地在高校扩大招生后越来越显得紧张，档案馆的使用面积在这样的情况下，很难得到相应的增加。而档案信息化后，可以把许多档案转化为电子信息，存贮在专用的存贮器中，以解决存贮空间的问题。现在大型存贮器，如磁盘阵列，在很多行业得到广泛的应用，技术成熟，价格也不高，很适合档案馆或档案室使用。

三、人事档案管理信息系统的模型设计

人事档案管理信息系统（MIS）可由数据库技术，计算机网络技术，安全保密技术三大部分组成。其中数据库的建立是最为关键的技术，直接决定人事档案管理信息的设计成败。而网络技术和安全保密技术已经非常普及，技术难度不大，要求不高，可以采用外包的方式处理。外包给专业公司，即可得到最好的技术，又可以节省人力和资金成本。B/S（Browser/Server）模型是当前最流行的交互式信息平台，是Internet发展的产物，其模型设计如下：

B/S模式最大的好处是运行维护比较简便，使用者接入容易，可使档案管理人员根据实际需求选择各种各样的软件和工具来实现各种应用和服务，降低人事档案管理信息的开发难度。数据库可选择SQL Server 2000数据库软件，计算机网络可利用高校现有的校园网络，安全保密技术可选用防火墙等网络保护软硬件，并可在人事档案管理信息系统中设置不同的访问权限。

人事档案管理的发展一定要充分利用当今社会发明的优秀成果，如计算机、网络和数据库等技术，加快人事档案管理信息化，使档案管理更加科学，高效，降低人的劳动强度。在信息化的基础上通过对档案数据库的分析及对档案数据挖掘，发现档案的内在作用和价值，促进高等学校的快速发展。

参考文献：

[1]陈二祥.完善高校人事档案管理的若干举措[J].安庆师范学院学报：社会科学版，2004（1）.

[2]杨晓燕.基于B/S模式的人事档案管理信息系统的设计[J].闽江学院学院，2004（2）.

（作者单位：武汉体育学院人事处）