计划生育档案信息化管理的若干问题

摘要：近年来，我国的计划生育事业有了良好的发展成绩，各计生部门都能积极抓紧时代的脉搏，加强计生工作的制度等建设，以扎实有效的方式推进计生档案管理工作。本文在对计划生育档案信息化管理相关问题分析基础上，提出相应的改善策略。

关键词：计划生育；档案信息化；管理；问题

计划生育档案，是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和。档案工作就是负责管理档案专门业务，即在统一管理计生档案的原则上，建立专门档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映计生工作活动的计生档案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制订计划，开展今后工作，处理问题提供可靠的参考材料。在信息化环境下，实现计划生育档案的信息化管理，有助于提高计生档案管理质量和效率。

1 计划生育档案信息化管理的入若干问题

1.1 数据整体质量不高

（1）信息覆盖率仍较低。主要表现在计生业务系统WIS上，WIS系统的数据覆蓋率为74.47%。同时PIS和WIS中还存在数量可观的重复信息，以及一部分没有实时清理的迁出信息。不完整的数据覆盖面直接导致自动报表、服务引导、政策兑现引导等方面的覆盖不到位。（2）信息准确性较低。主要原因在两库数据量庞大，且两库间信息的重复项目较多，一线的计生工作者在大社区的背景和人力严重不足的现状下，无法保证信息的及时、准确采集。另一方面，群众所提供的信息主要为口头申报，由于厌烦情绪等，不少群众也只是随口说说而已，严重影响信息质量。

1.2 数据提供的使用面较窄

日常工作中，经常有相关部门向计生部门索取数据信息的情况，但由于对方需要的数据信息项目与计生部门能够提供的不一致，提供情况不尽如人意。如，由于妇儿保规划等相关工作需要，妇联曾索取的参加RTI检查的困难家庭妇女信息，但计生部门的信息系统中没有RTI检查项目，也没有是否困难∕低保的信息项目，故无法全面提供。

1.3 信息传递方式的影响

近年来，丰县加大了与相关部门信息共享的协调力度，逐步形成常态的信息交接机制，但是，信息传递仍处于原始的纸质传递状态，信息的分拣、下发、核对均存在困难，远不如电子数据直接共享准确及时。

2 计划生育档案信息化管理策略

2.1 改变传统的管理模式

改变传统的管理模式应该把当今档案管理中存在的分散管理现象进行重新整合，进行集中的管理，这样更加有利于信息的共享和查阅。

2.2 落实数据应用

把数据应用作为信息化的关键，通过全员人口信息系统建设，促进计生工作有序开展。在服务管理上，按月提取长效避孕节育措施落实、产后随访及妇科病普查对象名单，生成月派工单，对服务对象提供精准服务；在证件办理上，调用“证件打印”模块办理各类证件，简化办证流程，提高办证准确性；在信息查询上，利用人口地图和网络管理，精确查询农户及家庭成员信息；在报表汇总上，以系统报表代替手工报表，减轻工作量，消除人为统计误差；在流动人口协查上，服务更为便捷，交流反馈更为及时准确；在宏观决策上，按月汇总分析人口结构、性别、育龄妇女构成等主要指标变化情况，及时掌握工作现状，准确提供决策依据。

2.3 提升工作人员的整体素质

在传统的手工管理档案的时代，相关工作人员只要对档案进行细心的整理再加以保护就够了。而在当今时代，档案信息化要求工作人员必须提高自己的知识水平和整体素质，在新的工作要求之下努力的学习新的操作手法和共享手段，只有这样才能不断的提高和进步，促进计划生育档案管理工作的正常进行。档案信息化管理虽然职位不大，但是作用不小。在当今这个科技爆炸的时代，掌同时握信息技术，拥有熟练计算机操作水平，和善于进行档案管理，有着良好的信息处理能力的工作人员，是在时代浪潮下最符合档案管理人员标准的人才。所以，这就要求我们将档案管理人员的培训工作重视起来，将管理上和技术上的只是通通对未来的管理人员进行教授，培养出越来越多的人才，服务于档案信息化管理的领域，为计划生育工作作出长足贡献。

2.4 扩大信息共享

把服务社会作为信息化建设的目标，建立人口信息交流共享制度，为公安部门提供户籍人口基本信息，协作核实户籍人口底子；为民政、社会保障部门提供老龄人口、单亲家庭、五保户等人员名单，给城乡低保和社保工作提供前期数据支持；为医疗单位提供待产妇女名单，提高产妇住院分娩率；为教育部门预测新生入学、入园人数，为合理调整教育资源布局提供依据。信息共享应用的扩大，提高了人口信息的社会公信力。

2.5 投入资金进行硬件改革

档案信息化能否顺利的开展，得益于工作环境中硬件设施是否完善。基层计生部门应该努力向领导提出档案信息化工作中出现的问题，积极申请得到重视和解决，得到应有的硬件设施配备。只有硬件设施得到了完善，才能顺利的开展信息档案的整理工作，才能保证向大众提供更加准确的档案信息服务。

3 结语

当今社会经济文化不断发展，许许多多的新事物逐渐出现，以前旧的档案化管理制度已经不适合当前的社会状况，该如何完善档案管理的制度体系，该如何利用是时代下的高科技手段进行信息化管理，这些都是在当今计划生育工作中需要探究的重点问题。因此，计划生育工作任重而道远，而计划生育工作中的档案信息化管理则是开展好计划生育工作的重要前提，只有做好计划生育中档案信息化的管理，才能更加系统地、规律的完成计划生育中的各项工作，保证计划生育工作又好又快地开展。

参考文献：

[1]刘发权.当前计划生育档案管理中存在的问题及对策[J].卷宗，2017，（34）：62-62.

[2]李治江.基层卫生和计划生育档案管理存在的问题与解决措施[J].卷宗，2018，（2）：57.

[3]吴新兴.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].低碳世界，2017，（19）：280-281.

[4]武纪领.浅谈计划生育档案管理工作的科学管理[J].新农村（黑龙江），2017，（5）：150.