浅析专科医师规范化培训档案管理

【摘要】本文从专科医师规范化培训档案管理的重要意义、具体内容、管理方式方法及完善策略等方面进行论述，希望通过交流，关注专科医师规范化培训档案管理工作，加强档案管理工作日常化、有效化、具体化与规范化，为培养卓越的临床专科医学人才贡献力量。

【关键词】专科医师;规范化;培训档案

一、专科医师规范化培训档案管理的意義

专科医师规范化培训档案是指在专科医师培训化过程中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，做好培训档案的收集与管理对于促进我国专科医师培训化试点的顺利开展具有重要意义。

（一）做好专科医师规范化培训档案管理可以迅速推进培训工作。专科医师规范化培训是我国对接国内外公认医学教育体系的重要尝试，科学收集管理培训档案，可以帮助国家决策部门与培训事务管理部门迅速了解培训概况，明确培训重点，掌控培训全程，通过档案信息客观完整反映临床专科培训基地的水平与参训专科医师的临床诊疗能力，推动相关政策尽快实施落地，精准发挥作用。同时，将档案收集管理工作贯穿于整个专科医师规范化培训的全过程，可以让培训管理人员、培训师资人员与参训专科医师协作配合，合力建立一个翔实准确的培训档案信息数据库，将归档过程转变为一个迅速了解、推进落实专科医师规范化培训试点工作的过程，从而实现各项培训工作环节、培训数据、培训成果有理可依、有据可查，推进培训工作的开展。

（二）做好专科医师规范化培训档案管理可以有效保障培训质量。在我国开展专科医师规范化培训试点的过程中，需要科学客观收集整理培训工作的各项指标，如有关政策执行落实程度、培训基地资质、培训师资队伍水平、参训专科医师的诊疗能力，各种临床轮转数据记录、讨论小结、考核内容、考试成绩以及各类资格证书等等，这些都必须作为培训档案的重要内容加以保存，通过这些内容信息可以有效检验培训效果，保障培训质量。科学收集管理培训档案，既是迅速推进培训的过程，也是监督管理、认证检验、有效保障培训质量的过程，通过这一工作环节严格审核各项培训指标，可以确保专科医师规范化培训试点不走过场，不敷衍了事，实现预期目标。

（三）做好专科医师规范化培训档案管理可以为决策提供科学依据。在培训试点工作的过程中，做好培训档案的科学收集与管理，分析档案内容信息，能够准确反映培训的优势、特点与亟待改进之处，有利于科学总结培训经验，为决策部门进一步推进专科医师规范化培训工作建言献策。任何一项开拓性的工作都需要大量科学翔实的样本来验证成效，决策部门可以有效发挥档案资政作用，参考培训档案内容，通过实地调研、数据分析等手段，力争精准掌握第一手的资料，为进一步开展培训试点夯实基础，总结经验。可以说，归档过程也是归纳思考总结培训试点工作的过程。

二、专科医师规范化培训档案管理的内容

在专科医师规范化培训过程中，主要会形成以下四种类型档案：

（一）政策指导档案。专科医师规范化培训2016年初在全国开始试点，是一项全新的开拓性探索，在此过程中依据国家既定方针政策与相关行业标准，循序渐进，稳妥开展培训工作尤为显得重要。这要求专科医师规范化培训的档案管理需要收集整理以国家卫生健康委员会为首的国家各有关部委对于专科医师规范化培训的指导性政策文件，以及各省、市、自治区对于贯彻执行培训政策的指导性文件，收集整理政策指导档案可以帮助参与专科医师规范化培训的各方机构人员更好地了解政策导向与培训标准要求，精准高效推进培训工作。

（二）培训基地档案。专科医师规范化培训基地是开展实施培训的主体机构，培训基地必须具备相应资质，包括开设有临床诊疗专科、教学软硬件设施，拥有高水平的师资队伍，通过主管部门认证，满足专科医师培训的标准要求。培训基地大多设于医院之内，其档案内容涵盖医院概况、类别、等级、年度门诊急诊数量、床位数、临床诊疗设施情况、教学软硬件设备以及后勤保障情况等。同时，医院历年来设立专科基地数量、培训基地专科委员会组成情况、基地管理机构与人员情况、基地业务量、基地师资队伍情况、基地近年来培养人才情况、基地定期轮转情况、培训中期考察、定期讨论、座谈研讨、毕业考核情况等，这些相关的内容也都应列入培训基地档案内容，以科学准确反映培训基地的实力水平。

（三）培训人员档案。培训人员主要是指参与专科医师规范化培训的指导教师与管理人员，指导教师是开展培训的中坚力量，其档案内容包括指导教师总体情况与个人资料，教师的个人履历、学历、学位、职称、教师资格、从教历程、专业水平能力佐证、教学科研水平佐证、临床指导能力情况、近年来带教情况、近年来教学考核情况等。管理人员是承担着落实培训，保障培训的重要任务，其档案内容包括医院及培训基地的管理团队情况，近年来培训基地管理人员管理实效考核情况等。培训人员参与培训全程，决定培训质量，其重要性不言而喻，建立高水平的师资队伍与高效率的管理队伍能够有效提高专科医师规范化培训的效率，收集整理培训人员档案，可以通过档案信息掌握人员基本情况，形成相对固定的专家师资与管理人员数据库，凝聚全员育才合力，保障培训工作高效运行。

（四）参训医师档案。参加专科医师培训的医师是今后承担临床专科诊疗任务的精英人才，其在参训过程中形成的档案内容包括接受专科培训前的个人情况，如本科、研究生毕业证书、住院医师规范化培训合格证书、执业医师资格证等材料。参加专科培训期间的专科医师规范化培训轮转手册，以及个人的各类考勤记录、培训记录、诊疗记录、教学记录、科研讨论记录、科室轮转记录、中期考核记录、出科考核记录、试卷、会议记录、病例记录。专科培训顺利完成后的专科医师规范化培训合格证书、个人情况鉴定、培训总结等。参训医师档案是专科医师规范化培训的成果展示，能客观反映医师的临床能力水平以及伦理道德情况，可以作为其个人履历的重要内容，也是其继续医师执业生涯的依据，需要有效收集、细致整理、完整保存，并能及时有效发挥作用，为专科医师的职称评审、出国深造、岗位提升等提供助力。

三、专科医师规范化培训档案管理的方法

（一）纸质文件管理与电子文件管理相结合。专科医师规范化培训的档案管理涉及内容种类较多，会形成大量的纸质文件，档案管理人员应该按照业务标准与归档要求，完整收集整理材料信息，从专科培训基地建设的实际出发，根据医学教育科学规律、培训大纲所制定标准等整理编目后形成完整纸质档案保存。同时，为了便于利用档案，建议在收集整理纸质档案的同时保存电子文件档案，对应一件一套，按国家标准将电子文件与纸质文件相匹配，进行大批量数字化处理，纳入数据库保存，形成电子档案。主管部门与培训基地提供相应的存储设备，并严格按规定定期开展数据备份与异地备份管理，防止数据丢失，做好应急处理准备，创新准确安全的培训档案管理方式方法。

（二）统筹管理与具体管理相结合。专科医师规范化培训是一项多方参与，协作共建的整体工作，其档案管理也应由多部门共同参与，指导实施。国家主管部门可以提出指导意见，落实培训的管理部门，如各高校毕业后教育管理办公室与专科培训基地，应在专科医师规范化培训期间，根据各自职能形成并保存档案，共同参与档案管理。主管部門在统筹宏观层面制定档案管理制度与意见，落实培训的管理部门在具体操作实施层面完整收集整理档案资源，通过沟通协调努力实现信息互通、经验交流、数据共享。同时不同部门的档案管理人员也应定期交流，开展业务培训与指导监督，将统筹管理与具体管理落到实处。

（三）动态管理与静态管理相结合。专科医师规范化培训档案的内容既包括政策指导文件、又有各种具体的情况介绍与数据信息，其中有些档案内容是随着培训发展而不断更新的，有些档案内容是相对固定不变的，这样就对档案管理人员提出了较高要求。档案人员在收集整理培训档案过程中，要将静态管理与动态管理相结合，既符合国家主管部门对于专科医师规范化培训的要求，将政策指导类文件完整收集，不折不扣落实，便于指导相关培训工作，也要跟踪培训基地建设发展与参训专科医师的正常轮转与深入诊疗，参与归档全程，随时催要补充不断动态更新的材料信息，形成完整档案，建立动静相结合的档案管理模式。

四、专科医师规范化培训档案管理的建议

为了更好地开展专科医师规范化培训档案管理，可以从以下四方面制定完善相关制度措施：

（一）制定科学系统的规章制度。专科医师规范化培训是我国正在探索的一项开拓性工作，需要建立明确的档案管理规章制度，做好培训过程中档案的收集与管理，努力构建上下衔接、相互配合、科学系统的培训档案管理规章制度体系。国家卫生健康委员会等国家层面的主管部门，在做好培训顶层政策设计的同时，建议增加档案管理要求。分配管理培训任务的各主管职能部门，以《中华人民共和国档案法》等法律法规为基准，会同档案业务部门，建立指导培训档案收集与管理的制度。具体承接培训任务的各临床培训基地，可根据档案业务指导，因地制宜，根据实际情况，制定管理规章制度，提出明确归档要求，做好培训过程中档案的收集与管理，并在施行过程中不断补充完善。

（二）提供人力、物力与财力的全方位支持。做好专科医师规范化培训档案管理需要建立专业的保障机制，在人、财、物方面进行全方位支持。在档案管理人员的配备上，可以根据档案管理业务要求，在编制上予以保障，建立专、兼职档案管理人员相结合的人员结构。管理部门、专科培训基地的专职档案管理人员介入培训档案的形成、收集与整理全程，指导档案预立卷工作;兼职档案管理人员按照要求，做好原始材料的整理收集，并及时与专职档案管理干部配合完成归档。在档案管理的软硬件配置上，需要配备专业的档案管理场所，采购符合档案保管标准的档案装具，满足档案保存的客观条件，必要时可以增加恒温恒湿控制系统与安防设备配置。在资金保障上，可以将培训档案的管理列入政府年度预算以及基地运营预算，精确核算支出成本，保障培训档案管理的经费使用，提高档案管理水平，并协助解决突发的疑难问题。

（三）建立利用、监督与评价机制。在专科医师规范化培训档案的管理中应该建立科学的利用、监督与评价长效机制，建立档案是为了有效提供利用，无论是各级管理部门，还是专科培训基地，在推进培训工作的同时要不断关注档案数据信息，研判工作效果。培训管理部门可以主动拓展档案的利用途径，为专科医师规范化培训提供准确翔实的档案信息，进一步提高服务质量。培训管理部门可以适时建立培训档案管理督导机制，加大抽查频次，不定期开展专门实地检查，及时发现档案管理中存在的问题，拾遗补漏，通过监督不断提高培训档案管理的水平。

【参考文献】

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