文书档案管理的办公自动化

摘要：文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了使档案工作更好地为企业的生产、科研、基本建设、经营等活动服务。本文探讨了文书档案管理办公自动化的管理和利用，应用优点和存在的问题及解决方法。

关键词：文书档案 办公自动化

中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1672-3791（2012）09（b）-0245-01

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反应着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程。档案信息作为一种特定的资源，有相当一部分信息是社会公众信息，档案信息的属性决定了它是一种历史记录，只有当决策时需要回溯性利用时，它才能发挥其管理功能。档案信息资源开发就是从馆藏档案中，挖掘和揭示出人们在管理、研究、生产、生活及其他方面所需要的信息。一个单位或企业要想有效地开发并利用档案资源，必须熟悉和掌握档案本身的特点、档案信息开发的主体、客体及实现档案信息开发利用的途经和手段。针对实践应用过程中遇到的一些问题谈一点粗浅的认识。

1 文书档案的管理与利用

档案信息资源能否被充分开发利用，在很大程度上取决于档案用户和档案开发人员的情报素质。如果设计或管理人员没有充分认识到档案是一种信息资源，他就不会成为档案用户。文档管理现代化，是加强文档管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影响文件和档案质量，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。要把握现代化管理技能，提高综合素质，传统的档案管理主要依靠人来完成，在信息社会中，人对档案的管理主要是依靠信息技术，但人文管理在其中也起着极其重要的核心作用，信息技术终归只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生产者、组织者、利用者及信息资源的管理者和决策者，人在档案信息的管理中起决定性的作用；二是信息技术只是信息资源管理的工具。有许多问题，如档案信息资源的完整性、信息资源的供给。所以，档案管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重计算机知识、信息技术学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

2 应用办公自动化后文书档案管理的优点

2.1 办公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流与共享

在以往传统纸质文件的管理，将文件与档案管理分成两步：第一步即由文秘部门完成文件的生成、收文的处理、文档的预立卷及移交档案部门；第二步即由档案部门完成档案的保管、查阅及提供利用。手工劳动不仅劳动强度大，而且由于重复性劳动多，使人易疲劳、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而导致档案的不完整，还造成文件和信息查找困难。最突出的弱点就是办公效率低下，这与当今飞速发展的经济时代的快节奏是格格不入的。在使用计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。在纸质文件管理环境中，除了普发文件外，大量的文件（档案）都是“孤本”，即使存在副本或文件汇编，其数量也很有限。这不仅加大了保存上的风险，而且也给利用带来了诸多不便，利用者的人数、利用的时间与地点都受到了限制。传统的纸质文件可以说是一种聚集在固定场所、固定时间内为有限的利用者所用的“有形的资源”。而在电子环境下，这种“有形”的观念被打破，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”。并且通过网络这个平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.2 文件保存的稳定性，传递的速度和安全性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长的多。电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。将其与记录在纸载体上的信息作比较，随着利用次数的增多，载体的损伤程度和字迹老化的程度也会不断增加；而一份电子文件无论多少次显示在计算机屏幕上或是打印到纸张上，其信息都不会受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子文件的信息寿命产生丝毫损伤，而其“原件”仍保存在磁带、磁盘或光盘中，也不受损失和破坏，对于利用频繁和用量较大的档案（如图纸），特别有益于原件的保护。在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

3 改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，提出以下举措：（1）针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。设备的配备，各单位可根据自己业务范围的大小和工作量的多少来配备，可多可少，条件充许的可一次到位，配好配足。条件不充许的可先满足正常工作的基本要求。（2）针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。培训过程中，同时也是宣传和统一认识、统一作法的过程。对档案管理人员不但要培训，提高他们的管理水平和业务能力。对形成人员也要培训，使他们明确管理要求，以做好本职工作，对档案管理人员的培训，还要进行计算机知识和应用软件的培训，进行相关知识专业知识的培训。否则，形成人员应用软件形成的电子文件我们不懂，就无法参与管理。要更新现有人员的知识库，学习新知识，以适应新工作。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案.

[2]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理.

[3]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报.