A石油公司档案管理优化策略研究

摘 要：石油行业是一种技术密集型、数据密集型行业，油田油气井在勘探开发和工程项目的生产建设过程中产生的数据、文件、资料等不但是广大石油人辛勤工作、刻苦钻研的结晶，也是国家巨额投入后的成果。可以说石油企业档案工作是我国档案工作中不可缺少的一部分，是一种与企业发展同步的无形资产，能够在企业进行决策时发挥重要作用。因此，本文本文以A石油公司为例，对该公司的档案管理优化策略进行研究。

关键词：A石油公司；档案管理；优化策略

1 引言

对于企业来说，企业档案是指企业在生产经营、管理活动中产生的以各种形式存在的对国家、社会和企业具有保存价值的文件资料。企业档案服务于企业经济发展建设，能够为企业的生产、经营、科研等重要决策提供信息服务。企业档案是与企业一同发展的无形资产，在企业的各项决策中发挥着极其重要的作用。提供档案信息服务的质量高低在很大程度上能够反映出和检验出档案在收集、整理、保管、鉴定、统计各档案管理阶段工作情况的好坏。因此，如何完善企业档案管理工作模式，让企业档案馆最终可以更智能、更高效地服务企业用户，满足用户信息需求，是企业档案工作者目前面临的艰巨任务。因此，本文以A石油公司为例，对该公司的档案管理优化策略进行研究。

2 A石油公司档案管理要素

2.1 A石油公司档案管理内容

石油企业档案管理是按照统一规定，将反映技术过程和技术成果的这些技术性很强的档案进行归档。本文论述的主体是A石油公司企业油气井勘探开发类科技档案。在石油档案收集阶段，必须及时归档保存的有测井记录和钻井观察记录。还有一些需要经过统一汇总处理的特殊原始记录，在汇总处理后才能反映油气井或是水井的真实情况。在石油档案整理阶段，需要将企业的专题研究、科研成果汇总完成后，及时立卷归档保存。其次，油田单井从石油阶段开始起到完井后作业采油阶段，持续的工作时间很长，且在平时工作时利用较多，所以在档案工作中必须要及时收集整理，等到单井生产完结后，整体立卷归档。从档案的保管方面来说，采取的是井号与档号相关联，装订与装盒相关联，底图按照平放与卷放结合的方式保管。在档案排架时采用的方法是按照油田所在地区字头分类，按照档号的大小顺序进行排列放置。在档案的利用层面来说，应该保持档案利用的灵活性特点，再者，由于档案数据多且利用频繁的特点，档案工作人员需要及时处理档案数据，定期编目，为编研成果提供信息服务，为工作查考提供参考依据等。

2.2 A石油公司档案工作人员

A石油公司档案管理工作人员的主要任务是将公司各单位零乱分散的，质杂量大的档案资料转化成为企业需求的系统集中的，广泛优质的档案形式。为满足企业用户对档案信息的需求，适应不断变化的信息环境，档案工作人员需要不断提高档案管理水平，推企业动档案管理工作不停地向前运动发展。A石油公司档案管理人员员主要负责对机关、各生产建设单位、科研院所等在其生产经营及管理活动中产生的有保存利用价值的以各种形式存在的文件材料进行收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、编研和提供信息利用服务的工作。

2.3 A石油公司档案用户

A石油公司负责对各生产建设单位、科研单位、机关等在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料进行收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、编研和提供利用的工作。华油档案主要负责的单位有目前，A石油公司主要服务的单位有钻井工程公司、勘探开发研究院、设计院、采油研究院、钻井研究院、井下作业公司、地球物理勘探公司、测井公司、油气田测试公司等。各公司借阅档案的目的主要有编史修志、工作查考、学术研究、宣传教育等。

3 A石油公司档案管理优化策略

3.1 树立档案管理新理念

第一，档案工作人员需要认真分析当前档案管理的现状，掌握档案在管理过程中存在的问题，按照档案的开发管理程序，严格遵守档案管理交接条例，对传统纸质档案进行数字化转换；提高档案的数据化管理意识，采用先进的档案管理软件，掌握档案数据化设备的使用方法，建立档案信息的储存与检索系统，提升档案服务的主动性；做好档案馆的宣传工作，改善档案工作的方法与态度，提高工作质量，增强档案的利用价值；形成全新的档案管理思想和方法，加速档案信息化进程，建立完整的数据库，实现企业档案管理的网络化、信息化，使企业档案管理事业向科学化和规范化方向不断发展。

第二，加强主动服务意识，将过去的被动服务方式变为主动服务方式。由于档案管理的终极目标是为高质量地服务油田企业一线生产工作与科学研究工作。因此档案工作人员的任务就是需要以油田工作为中心，明确突出服务的主题，拓展服务领域，改变过去传统的档案工作模式，将过去“你上门，我服务”的被动服务模式转变为主动提供信息服务，为用户积极寻找信息的新模式。由于企业生产和科学研究的需要，企业的信息用户需要的是最新资料，这就要求档案工作人员根据用户需求的情况、对资料的了解情况，能够及时、准确地将资料在第一时间提供给企业用户，尽量做到避免过多的中间环节，使档案工作和生产科研能够同步进行，保证企业生产和科研的需要，努力做到企业的生产和科研范围覆盖到哪里，企业档案信息工作就延伸到哪里，努力达成能够在更高更宽的层面上提供高质高效的服务。

第三，提高企业档案信息的开发利用意识，明确档案信息资源的开发与利用才是档案管理工作的最终目的。在档案管理工作中，档案管理人员要重视档案信息的开发与利用，充分的利用丰富的档案馆馆藏资源，使档案信息的利用价值得以体现，努力实现档案信息资源共享。档案工作人员应该去创造性的开展工作，利用企业生产例会、访问企业用户、发放和统计档案利用反馈表等多种档案馆与用户的互动服务方式，及时地追踪和掌握企业档案的利用情况。

3.2 科学整合档案资源

石油企业目前工作重点应该是要应用现代电子信息技术、现代档案管理技术，将原先的以纸质等实体档案为主的文件管理前端延伸，向电子文件等信息载体拓展。档案工作人员应开发利用档案信息资源，为企业用户提供有效的引导服务、定向专题服务等。在石油企业中，可以把馆藏中的油气勘探开发档案和地质资料中的勘探数据、开发数据手册、开发方案、地质资料、地震成果报告、钻进设计、测井图等档案资料数字化，然后将这些电子文件提供给企业用户。企业档案工作人员应该做到能够主动、积极地开展档案利用电子化、网络化的工作，擺脱过去的被动接受用户咨询的传统工作服务模式，致力于建立档案信息网络化服务平台，让用户能够通过网上电子信息资源，在遵守企业规定的条件下，快捷、方便的存取电子文本、数字化馆藏。这样档案馆就可以为用户提供内容更加丰富、形式更加多样的信息服务。

3.3 拓展档案编研思路

3.3.1 突出特色

确定档案编研的思路一定要以油田的持续稳定生产为出发点，要从实际建设油田，实际发展油田的基础出发，站位点要高，起点要高。企业需要根据各自实际情况的不同，按照企业要求、用户需求来确定档案编研的课题。上溯历史，下至现今，档案编研工作既要着眼于企业自身，又要兼顾企业的历史文化和社会发展，坚持编研的多元化发展，不搞片面化发展。把档案编研工作放在企业档案工作的创新位置和创新重点。企业可以把档案编研作为检验工作效果的标准，真正能够做到领导到位，保障到位，人员到位，工作到位。以科学的预见和敏锐的意识，把档案编研工作作为企业提供信息服务的主要手段，超前挖掘档案的信息价值，为用户积极地提供前瞻性的服务、主动的服务。

3.3.2 统筹规划

在石油企业中，可以在较大范围内对一些具有共同性的问题制定整体计划、统筹编研，这样可以避免研究的重复、浪费。对那些具有重点编研课题价值的项目可以集中力量，发挥整个企业档案管理人员的才智，建立健全编研工作组织的管理机制，评估编研工作的投入和产出，评定编研成果的好坏层次。对那些编研成果中利用的前景较好的、层次较高的，可以采用集中宣传推广的方式在企业内开展活动，扩大影响效果，促进档案编研成果价值的最大化。

参考文献

[1]夏亮.论加强石油企业档案管理的有效途径[J].当代经济，2017（09）：33-34.

[2]郑晓苗.石油地质企业档案的特点与管理[J].陕西档案，2017（11）：65-66.

[3]王程程.石油企业档案管理价值提升策略研究[J].兰台世界，2018（02）：81.

作者简介

王坤（1968-），女，河北，汉，政工师，北京化工大学夜大，本科毕业。