探究工程档案管理中的常见问题及措施

摘 要：工程档案是建筑企业重要组织和管理部门，是保证建筑工程顺利施工的前提和基础，提高工程档案管理水平和措施是当前建筑企业内部改革的重点内容，本文对工程档案管理职责和内涵进行深入分析，具体指出现阶段工程档案管理中存在的常见问题，并在此基础上提出科学的改革措施。

关键词：工程档案；管理现状；问题分析；改革措施

工程档案管理是建筑施工的重要环境，工程档案管理需要贯彻和落实到建筑施工的每一个环节，对建筑施工过程中的各种信息和文件进行搜集和整理，并做好档案管理工作，保证工程档案管理的真实性、完整性和安全性，规范建筑施工流程，提高建筑施工工程质量。随着建筑行业的兴起，建筑工程质量得到社会各阶层的广泛关注，如何实现建筑工程又好又快建设，必须重视工程档案管理的积极作用，创新工程档案管理体制。

1.工程档案管理内涵分析

建筑工程项目涉及的内容和范围十分广泛，从建筑学专业领域进行阐述，工程项目是指依据一定的计划和方案，在独立经济核算的干预下，由企业内部行政单位提出的项目，其项目提出和发展需要遵循以下步骤：做好前期准备工作，结合相关市场调查，提出适合本企业发展的工作方案，并对其进行审核，拟定项目计划，设计施工方案和建筑图纸；施工阶段，建立严格保准的施工管理制度，规范施工管理流程；后期阶段，做好工程竣工验收工作。工程项目管理，是对项目计划进行管理和规划，并将其作为档案资料进行保管，作为建筑企业重要文献资料。结合天津开发区现代产业区总公司建筑工程项目，可以发现工程项目档案管理主要包含以下内容：合同型文件资料，如各种采购、施工项目合同，工程项目计划书，国家规定的建筑施工审批及相关手续等；建筑工程基础安装文件等，如建筑工程材料更换文件、土地质量勘测、施工测量等资料；建筑图纸保管，如工程项目总设计图、建筑竣工平面图、管道安装图及其他基础设施分布图等。

2.工程档案管理中存在的问题

随着建筑行业的发展，建筑企业之间的竞争日益激烈，想要提高建筑企业竞争力，就必须做好工程档案管理工作。当前大部分建筑企业都已经意识到工程档案管理的重要性，但由于缺乏科学的理论指导，使得建筑企业工程档案管理存在很大的弊端和漏洞，具体有以下方面：

2.1工程档案管理人员意识和能力相对薄弱。由于工程档案管理发展的时间较短，其在建筑工程中的作用和价值是近年来提出的，因此在工程档案管理方面缺乏高质量的专业人才，工程档案与其他档案管理工作不同，不仅需要档案管理人员具备专业的档案管理知识，还需要档案管理人员具备扎实的建筑工程知识，能够对工程项目产生的各种文献资料进行整理，保证工程档案管理的安全性和真实性，然而当前工程档案管理人员整体素质和水平并不高，很多管理人员都是由其他部门工作人员兼任，这就导致工程档案管理效率不高，存在很大的风险危机。

2.2工程档案管理质量有待提升。工程档案管理涉及的内容和项目较多，需要对建筑工程实施过程中的所有项目进行统一管理，包括施工前期的计划书、验收文件和其他合同协议书，都属于工程档案管理项目，由于工程档案管理的复杂性，很多建筑企业在管理过程中无法把握档案管理的重心，缺乏有条理的档案管理工作模式，导致工程档案管理出现混乱的状态，甚至会出现档案丢失、损坏等现象，无法发挥工程档案管理的实际作用。

2.3工程档案管理制度不完善。尽管部分建筑企业已经意识到档案管理的重要性，但是在实际建设和发展过程中，其取得效果并不理想，一方面建筑企业工程档案管理意识不足，缺乏具体的工程档案管理行动力和执行力，导致工程档案管理部门形同虚设；另一方面工程档案管理制度不完善，如档案人员管理制度、监督保护制度等，都流于表面，难以规范工程档案管理工作流程，甚至会对企业带来一定的负面影响。

3.工程档案管理质量提升措施探究

工程档案管理作为建筑工程项目的重要环节，在建筑施工过程中发挥着不可替代的作用，不仅能够规范建筑工程实施流程，提高建筑工程项目实施效率，还能够减少和避免各种矛盾纠纷的产生，保证建筑工程项目日期完成。面对工程项目管理的重要性，建筑企业需要主动寻求工程档案管理质量提升措施，结合相关的文献资料和具体运营情况，探索出适合本建筑企业的工程档案管理条例。

3.1树立正确的工程档案管理意识，提高档案管理人员水平

当前我国工程档案管理整体水平不高，在很大程度上是因为部分建筑企业还没有意识到工程档案管理的重要性，对工程档案管理建设存在可有可无的态度，为此建筑企业想要发挥工程档案管理的作用，首先需要改变传统根深蒂固的思想，重新审视档案管理的作用，深入学习和把握工程档案管理的精髓及内涵，从制度和管理人员方面不断完善档案管理机制，真正发挥和落实档案管理在建筑工程项目中应用。一方面做好工程档案管理宣传工作，进一步提高企业员工对工程档案管理的认知水平，让员工自覺主动的进行档案管理维护，从而建立企业内部良好的档案管理氛围；另一方面重视档案管理人员培训，定期组织和开展各种工程档案管理培训活动，建立一支高素质、高水平的工程档案管理团队，保证工程档案管理工作有序进行。

3.2完善工程档案管理制度，规范工程档案管理过程

在《档案管理条例》法律文件中，明确的指出档案管理的重要性，并要求政府及社会企业都必须建立相关的档案管理部门，建筑行业作为兴起的产业类型，更加需要在国家法律的指导下，建立严格的工程档案管理制度，对建筑施工过程中的所用文件和变动进行统一管理，结合企业发展实际情况，制定符合企业的工程档案管理机制。由于工程档案管理的内容十分广泛，想要有条理、清晰的进行工程档案管理工作，就必须建立严格标准的档案管理制度，实现工程档案管理内容有法可依、有据可循，首先明确规定工程档案管理的内容，对不同的文件类型分别进行归档；其次建立档案管理监督价值，定期组织人员对工程档案项目进行监督和审核，提高档案工作管理人员的警惕性，及时发现和纠正存在的问题，保证工程档案管理工作有序进行；完善档案管理人员考核机制，激发员工的工作热情和积极性。

3.3明确档案管理部门职责，提高工程档案管理质量

现阶段工程档案管理明显存在部门职责混乱，岗位分工不明确的现象，一旦出现各种问题，各部门之间往往会相互推卸，导致工作效率降低，为此建筑企业需要建立独立的档案管理部门，并对工程档案管理各项职责进行明确的规定，在国家档案管理法律的规定下，完善工程档案管理职责，为工程档案管理部门履行自身职责，提供科学的理论依据和法律指导。

4.结语

随着市场经济的发展，我国建筑行业作为朝阳产业，得到讯发发展，建筑工程项目质量逐渐受到社会个阶层的广大关注，提高建筑工程项目质量和水平，规范建筑工程施工流程，是现阶段建筑企业改革的重点内容，工程档案管理在建筑施工过程中的提出好运用，是建筑企业长久发展的必然要求，为此建筑企业要重视工程档案管理，主动探究工程档案管理中存在的人员、意识和制度弊端，结合企业运营和发展实际情况，创新工程档案管理体系，从根本上提高工程档案管理水平和质量，推动建筑行业可持续化发展。

参考文献：

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[2]王向利.建筑工程档案管理的问题与解决办法探析[J].陕西档案，2016，（6）.

[3]徐维芳.工程档案管理面临的问题及应对策略[J].科技创新与应用，2017，（2）.

作者简介：高静（1979.11-），女，天津人，天津开发区现代产业区总公司，研究方向：工程档案管理。