核电建设工程文档一体化管理

核电站建设是一个周期长、投资大、安全和质量要求高的项目，由于核电工程建设的复杂性和特殊性，每一项工作都有周密的工作程序及严格规范的工作记录。因此，重视文档管理，对文档进行科学有效的控制和管理，不仅能保证建造项目管理中信息的沟通，对建成后的核电站安全运行及维修也提供了重要的参考依据。

中国核工业华兴建设有限公司是由中央直属的核工业建设集团公司控股的综合性大型建设公司，是国内外核电建造龙头企业。其核心业务为核电站施工、核维修和核电厂前期准备工程。本文主要结合中国核工业华兴建设有限公司承建的广东岭澳二期核电部和辽宁红沿河核电站的文档管理工作，谈谈核电土建施工阶段的文档一体化管理。

一、文档管理的重要性

核电工程档案是核电工程建设的一个缩影，在工程建设过程中形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料直接而全面地反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的参考和利用价值。

核安全是核电站的生命，国家核安全局制定和颁布的《核电厂质量保证安全规定》第四部分对文件的编制、审核和批准，文件的发布、文件的变更做了专门的规定，在第十二部分对记录的编写、收集、贮存和保管做了专门的规定，这些规定要求核电建造过程中的所有活动都要具备文件记录，都要具有可追溯性，从而为核电站的安全、稳定运行提供充分可靠的依据。

二、工程文件的特点

第一，文件的数量大。工程建设各项工作都要保存完整、准确、有效的文件和记录。以红沿河核电项目为例：四个百万千瓦的核岛仅土建施工的建设周期就长达七年之久，现场施工过程中每天产生的工作指令不计其数，工作指令的传达主要通过文件来实现。

第二，文件的类型广。核电站的质量保证要求各项工作必须法律、法规、标准、规范编制相应的管理程序、工作程序和标准的操作规程来实施各项工作；在建设施工过程中编制的各类施工组织设计、方案、技术规格书、进度计划等；在建设施工中出在的不符合项、澄清、变更等；在企业经营、生产活动中产生的各类管理性文件等。

第三，文件的版次多。为保证核电工程的建设质量，各项工作必须执行高质量并有效的文件。为保证文件的质量，核电站建造过程中编制的各类文件须经过层层把关，许多文件特别是施工现场跟工程技术、质量和进度相关的各类文件，不仅需要内部单位的编制、审核和批准，还要提交监理和业主单位审查和批准才可以由初版A升版到B版发布执行，同时在文件运行过程中随时需要根据实际情况进行适应性修改升版。

第四，文件的关系复杂。由于核电站建设工程涉及的专业多，各种接口关系非常复杂。很多文件间的引用和参考，许多文件提交审查和审查回复，使得各种文件之间的相互关系也非常复杂，许多文件和其他多份文件有着密切的关系。

三、文档一体化管理

传统的文件管理工作与档案管理工作是分开的，分属两个职能部门各自负责文件处理工作和档案管理工作，两者以立卷归档为工作界面，文件归档前属于文件部门管理，归档后属于档案部门管理，文件在两个相对封闭的系统中各自运行，文件处理和档案管理各自为政，致使收集的档案质量得不到可靠的保证，档案资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象。

我司红沿河核电项目部的管理者们借鉴了岭澳二期核电项目的建设经验，充分考虑了文件和档案的同源性和阶段性，从项目筹建开始就决定对文档采取一体化的管理模式，并根据这一管理模式建立了文档管理体系，进行了有效实践。

第一，文档一体化管理体系的建立。红沿河核电项目部从项目筹建伊始就在组织机构中设立了资料中心，配备了专职文档管理人员6名，负责项目部文档资料的归口管理，由项目总工程师主管，并备置了专门的档案室，各职能部门、施工队根据需要配备专兼职文档管理人员，负责本部门文档资料的管理和移交。红沿河项目的文档管理形成了项目部加部门/施工队的二级网络体系，为实施文档一体化管理提供了基础。

红沿河项目部根据《核电厂质量保证安全规定》和中广核工程公司的要求，结合公司的实际情况，制定了《文件管理程序》、《文件格式和编码》、《文件编码系统》、《施工记录档案管理程序》、《质量保证记录管理》、《施工文件管理》、《电子文件管理》、《国标竣工资料编制方案》《竣工资料的整理和移交》等一系列管理、工作程序和各项操作规程，这些程序和规程的建立，为实现了文件和档案的无缝衔接提供了保证。

第二，文档一体化管理的实践。文档一体化管理是从档案工作全过程出发，从管理的角度出发，站在更高的层次上，将文件工作和档案工作纳入一个系统工程内实行统一管理，实现文件生成、流转到档案归档管理的一体，实现从文件到档案的全过程控制。，

红沿河项目根据这一原则将项目实施过程中的所有文件（除行政文件）的收发、登记、分发、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、鉴定、立卷、归档对业主移交进行统一协调管理。在每一个处理流程中，都充分的考虑到最终归档的需要，将文件归档的准确性、完整性和系统性提前落实到文件处理中来。

红沿河项目部从成立初，就根据中广核工程公司相关归档要求，组织了文档管理人员进行系统的培训和学习，在项目运行过程中从文件的格式、模板、文件的编码、文件的审批、电子文件的格式、文件的质量、文件的修改、文件的编目等无一不充分考虑最终归档的需要，从源头上保证了竣工档案最终归档的质量。

红沿河项目部要求其项目最终归档的档案按业务、分厂房进行组卷。其中：商务与经济类由商务部负责立卷、质量保证类由质保部负责立卷、工程技术类由技术部负责立卷、施工管理类由工程部负责立卷、施工记录类由施工队立卷。

红沿河项目部要求对办毕的文件文档管理人员要随时进行归档，定期检查，对组卷的方法、卷内文件的排列、编目等各部门文档管理人员还需遵循《国标竣工资料编制方案》和《竣工资料的整理和移交》程序的要求进行整理，由资料中心负责检查验收，对于符合不移交要求的部分由原组卷部门整改，对于符合移交要求的予以接收，实现从文件到档案的有效转换。

第三，文档一体化管理的效果。随着项目的进展，从红沿河项目启动到今已有7个年头，目前，工程已进入尾声。这七年间经历了组织机构的变动和很多关键岗位人员的调动，但是，在文档一体的管理下，文件的流转和归档始终都在准确、高效的状态中进行，有效的保证了工程建造的需要。这也证明了文档一体化这一管理模式是成功的。

红沿河项目吸取了我司承建的岭澳二期核电项目的文档管理经验，把传统档案管理上的“事后管理”变为“事前管理”。目前，红沿河项目正处于竣工资料的提交业主审查阶段，文档一体化这一管理模式大大减少了后期收集、整理和组卷的工作量，文件的积累过程成为了档案系统的立卷过程，避免了文件的流失，达到文件处理精炼化、完成案卷系统化，摆脱了繁琐组卷工作，避免了重复劳动，大大提高了工作效率。

第四，文档一体化实践中的思考。文档一体化管理作为一种新的管理模式，我们结合岭澳二期项目的文档管理经验，探索采用了这一管理模式，收获了一些经验和成绩。在工作中，我们也发现许多部门领导对文档一体化没有给予高度的重视，部门间也缺乏多渠道的业务交流和沟通，因而出现了大家各搞一套现象，使得档案验收一次通过率比较低。因此，要有效提交立卷工作的质量，还需加强对日常文档工作监督和指导及加强各部门多层次业务交流，建立长效的沟通机制。

文档一体化，决不意味着混淆文件和档案的界限，将文件和档案进行简单的合并混杂在一起，实施混合管理。文档一体化是一项融文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，有很强的专业性，对文档管理人员的要求也相对较高，目前，红沿河项目从事文档管理的人员多为非档案专业的劳务工，虽通过培训掌握了一定的文档工作的基本知识和技能，但缺乏及时检查发现解决问题的能力，是档案验收一次通过率比较低的主要原因。要把立卷阶段的工作做出成效，我们必须加强培训，切实的提高文档管理人员综合业务水平，以适应文档一体化这一现代化的管理模式。

（作者单位：中国核工业华兴建设有限公司）